Schlüssel & Transponder
Wer hat welchen Schlüssel? In drei Sekunden beantwortet.
PixKey löst die Excel-Nachweisliste ab. Schlüssel oder Transponder ausgeben heißt: Nummer fotografieren, Empfänger auswählen, auf dem Display unterschreiben. Rückgabe, Fristen und Monatsnachweis laufen danach von allein. Im Browser, bald auch als App für iPhone, iPad und Android.
Firma anlegen ohne Zahlungsdaten. Gebucht wird direkt in PixKey, bezahlt per Karte, Apple Pay oder Google Pay über Stripe.
Erst ausprobieren, dann buchen
Die Vorführinstallation ist für jeden offen. E-Mail und Passwort stehen auf der Anmeldeseite und sind dort schon eingetragen, ein Klick auf „Anmelden" genügt. Alle Namen, Schlüsselnummern und Unterschriften sind erfunden, und jede Stunde wird der Stand zurückgesetzt. Sie können also anlegen, ändern und löschen, ohne etwas kaputt zu machen.
Zugang: demo@pixagentur.com · Passwort: pixkey-demo
Tarife, Buchung und alle Einzelheiten stehen auf der Produktseite: pixkey.de
Der Ausgangspunkt
Die Schlüsselliste ist eine Excel-Datei. Und die stimmt nie ganz.
Fast jeder Betrieb führt eine Nachweisliste für Schlüssel und Transponder. Fast überall ist das eine Tabelle, daneben ein Ordner mit unterschriebenen Zetteln. Das funktioniert, solange niemand nachfragt. Sobald jemand nachfragt — die Versicherung nach einem Einbruch, die Revision, der Geschäftsführer nach einer Kündigung —, fängt die Sucherei an. Die Tabelle ist nicht falsch geführt worden. Sie kann nur nicht leisten, was von ihr verlangt wird.
Der Ordner mit den Zetteln ist übrigens der ehrlichere Teil: Er hat wenigstens Unterschriften. Nur lässt sich in ihm nichts filtern, nichts zählen und nichts auswerten.
- Die Datei liegt auf einem Laufwerk, an das nur das Büro kommt. Übergeben wird der Schlüssel aber am Empfang, im Lager oder auf der Baustelle.
- Zwei Personen öffnen sie gleichzeitig, eine speichert zuletzt. Der andere Eintrag ist stillschweigend weg.
- Die Unterschrift steht auf einem Zettel im Ordner, die Zeile in der Tabelle. Beides zusammen findet später niemand mehr.
- Ob etwas überfällig ist, sieht nur, wer die Spalte „Rückgabe geplant" von Hand durchgeht. Also praktisch: niemand.
- Beim Austritt einer Mitarbeiterin muss jemand aus dem Gedächtnis rekonstruieren, was noch offen ist.
- Der Nachweis für die Versicherung entsteht erst, wenn er gebraucht wird — und dann in Handarbeit, rückwirkend.
So läuft eine Ausgabe
Vier Schritte auf dem Tablet oder Handy. Der Assistent fragt in genau der Reihenfolge, in der es an der Theke ohnehin abläuft. Zurück geht es jederzeit, gespeichert wird erst mit der Unterschrift.
Wer?
Mitarbeiter suchen, nach Namen oder Personalnummer. Ist die Person neu, wird sie in derselben Maske angelegt, ohne den Vorgang zu verlassen.
Was?
Nummer eintippen, aus dem Bestand wählen oder den Anhänger fotografieren. Unbekannte Nummern kommen im selben Schritt in den Bestand. Ist ein Schlüssel schon draußen, lehnt PixKey die zweite Ausgabe ab.
Wann?
Der Ausgabezeitpunkt steht schon da. Die Rückgabefrist wählen Sie per Schnellwahl: eine Woche, ein Monat, ein halbes Jahr, ein Jahr oder unbefristet.
Unterschrift
Der Empfänger unterschreibt mit Finger oder Stift auf dem Display. Erst dann entsteht der Vorgang. Die Unterschrift steht später im Ausdruck neben der Zeile, zu der sie gehört.
Die Rückgabe ist derselbe Weg rückwärts: Vorgang aufrufen, gegenzeichnen lassen, fertig. Der Schlüssel steht sofort wieder als verfügbar im Bestand.
Prozessautomatisierung statt Tabellenpflege
Was vorher Handarbeit war, passiert jetzt nebenbei
Der eigentliche Gewinn liegt nicht darin, dass die Ausgabe schneller geht — sie dauert ohnehin nur eine Minute. Der Gewinn liegt in allem, was danach kommt und in einer Tabelle jemand von Hand nachziehen müsste.
Der Bestand schreibt sich selbst fort
Jede Ausgabe setzt den Schlüssel auf „ausgegeben", jede Rückgabe auf „verfügbar", eine Verlustmeldung auf „verloren". Es gibt keine zweite Liste, die man synchron halten müsste — Bestand und Vorgänge sind dieselbe Wahrheit.
Fristen laufen im Hintergrund
PixKey prüft laufend, welche Vorgänge ihr geplantes Rückgabedatum überschritten haben, und stuft sie auf „überfällig" — und wieder zurück, wenn sich das Datum ändert. Aus „hat irgendwann jemand vergessen" wird ein Zustand, den man sehen kann.
Erinnerungen ohne Nachfassliste
Einmal täglich geht eine Sammelmail an die hinterlegte Adresse: welche Schlüssel überfällig sind, bei wem und seit wann. Je Vorgang höchstens alle sieben Tage, damit die Mail nicht zum Rauschen wird, das man wegklickt.
Die laufende Nummer vergibt das System
Jeder Vorgang bekommt eine fortlaufende Nummer je Betrieb. Keine Lücken, keine doppelte Nummer, auch wenn an drei Geräten gleichzeitig ausgegeben wird. Zwei Tablets ohne Netz vergeben nie dieselbe Nummer.
Der Monatsnachweis ist ein Klick
Zeitraum wählen, Druckansicht oder Excel-Mappe. Die Unterschriften stehen als Bild in der Zeile, die Mappe bringt fixierte Kopfzeile, Autofilter und fertige Druckeinrichtung mit. Was früher ein halber Tag Zusammenstellen war, ist jetzt ein Aufruf.
Löschfristen laufen automatisch
Sie tragen ein, wie lange abgeschlossene Vorgänge personenbezogen bleiben sollen, ab 365 Tagen. Danach anonymisiert PixKey nachts von selbst: die Zahlen für die Statistik bleiben, der Name verschwindet.
Nachweis
Die Liste, die die Excel-Datei ersetzt — und der Ausdruck, den sie nie liefern konnte
Die Nachweisliste zeigt jeden Ausgabe- und Rückgabevorgang, filterbar nach Zeitraum, Status und Person, mit Volltextsuche über Namen, Personalnummern, Kennungen und Bemerkungen. Ein Klick auf eine Zeile klappt die Einzelheiten auf, inklusive beider Unterschriften. Und weil ein Nachweis auf Papier gehört, sobald jemand ihn wirklich verlangt, gibt es die Druckansicht: A4 quer, jede Zeile mit der Unterschrift daneben, Kopfzeile auf jeder Seite wiederholt.
Excel-Arbeitsmappe (.xlsx)
Zwei Blätter: die Nachweisliste mit echten Datums- und Zahlenwerten, dazu ein Auswertungsblatt mit den Kennzahlen des Zeitraums. Fixierte Kopfzeile, Autofilter, A4 quer eingerichtet.
Druckansicht (PDF)
Über die Druckfunktion des Browsers als PDF sichern. Mit Firmenlogo, Zeitraum und Erstellungsdatum im Kopf — und den Unterschriften als Bild in der Zeile.
CSV
Semikolon-getrennt und mit UTF-8-Kennzeichnung, damit Excel Umlaute richtig anzeigt statt „Krüger" zu „Krüger" zu machen.
Was PixKey kann
Gebaut für den Alltag an der Theke, nicht für eine Funktionsliste im Prospekt.
Foto-Erkennung der Nummer
Die Kamera liest die Nummer vom Anhänger, auf dem Gerät und ohne Cloud. Im Tarif Plus liest zusätzlich eine KI Gravuren und Handschrift. Falsch gelesen? Darüber tippen.
Unterschrift auf dem Display
Mit Finger, Stift oder Maus. Sie gehört fest zum Vorgang und wird nur an angemeldete Benutzer des eigenen Betriebs ausgeliefert. Die Dateien liegen außerhalb des öffentlichen Bereichs.
Rückgabe mit Gegenzeichnung
Bei der Rücknahme unterschreibt der Empfänger ein zweites Mal. Damit ist beides belegt: dass er ihn bekommen hat, und dass er ihn zurückgegeben hat.
Überfällig & Verlustmeldung
Überfällige Vorgänge stehen oben auf der Übersicht. Bei einem Verlust ist Pflicht, wann und wo der Schlüssel zuletzt gesehen wurde. Der Vorgang bleibt als Nachweis stehen, der Bestand ist wieder frei.
Kiosk-Modus fürs Tablet
Das Tablet am Empfang springt nach Inaktivität zum Start zurück, die letzten zehn Sekunden als Countdown. Es bleibt kein halber Vorgang mit Namen auf dem Display stehen.
Stammdaten statt Freitext
Abteilungen, Schlüsselarten und Schließbereiche sind Auswahllisten. Zylinderschlüssel, Transponder und Vorhängeschloss laufen im selben Ablauf, und der Serverraum heißt in jeder Auswertung gleich.
Benutzer mit Rollen
Inhaber, Admin und Ausgabe. Wer nur ausgibt, sieht nur den Ausgabe-Bildschirm, auch nicht über eine direkte Adresse.
Ihr Logo im Programm
Firmenlogo für hellen und dunklen Untergrund hochladen. Es steht dann im Panel, im Ausdruck und in der Excel-Mappe.
Mehrere Stücke, ein Vorgang
Drei Transponder derselben Charge unter einer Nummer? Sie gehen in einem Vorgang raus, bis zu 20 Stück, mit einer Unterschrift.
App für iPhone, iPad und Android
Das Tablet an der Ausgabestelle, auch ohne Netz
Ein Tablet am Empfang gehört keiner Person. PixKey behandelt es deshalb nicht wie einen Benutzer: Es wird gekoppelt, nicht angemeldet. Die App dafür ist bei Apple und Google eingereicht und erscheint in Kürze.
Per QR-Code koppeln
Der Administrator zeigt auf dem Handy einen QR-Code, das Tablet scannt ihn. Es braucht kein eigenes Konto. Geht es verloren, sperren Sie es in der Geräteliste.
Ausgabe ohne Netz
Im Keller oder in der Halle fehlt oft das Netz. Die App speichert Ausgabe und Unterschrift auf dem Gerät und gleicht ab, sobald wieder Verbindung besteht. Bis dahin steht dort „Nummer folgt".
Eigener Server, eigene App
Wer die Kaufversion betreibt, verbindet die App mit dem eigenen Server. Die Daten bleiben dann vollständig im Haus. Dafür braucht es eine aktive Wartung.
Bis die App in den Stores steht, läuft PixKey im Browser auf PC, Tablet und Handy. Das Konto bleibt dasselbe.
Für wen sich das lohnt
Überall dort, wo Schlüssel das Haus verlassen
Die Schwelle ist niedriger, als die meisten denken. Sobald mehr als eine Handvoll Schlüssel unterwegs ist und mehr als eine Person sie herausgibt, ist die Tabelle das schwächste Glied. Typisch sind:
- Hausverwaltungen und Facility-Management mit Objekt- und Generalschlüsseln
- Produktion und Logistik: Lager, Tore, Fuhrpark, Spindschlüssel
- Handwerksbetriebe, deren Kolonnen Kundenschlüssel mitnehmen
- Pflegedienste und Sozialstationen mit Wohnungsschlüsseln von Klienten
- Autohäuser und Werkstätten mit Fahrzeug- und Vorführwagenschlüsseln
- Schulen, Kitas und Vereine mit Raum- und Gebäudeschlüsseln
- Praxen, Kanzleien und Büros mit Transpondern und Schließanlagen
- Bauträger und Projektentwickler mit Baustellen- und Musterhausschlüsseln
Preise ohne Kleingedrucktes
Gestaffelt nach Schlüsseln, Benutzern und gekoppelten Tablets, nicht nach Zahl der Vorgänge. Wer viel ausgibt, zahlt deshalb nicht mehr.
Zum Ausprobieren und für den kleinen Schlüsselschrank.
- Bis 15 Schlüssel/Transponder
- 1 Benutzer
- 1 gekoppeltes Tablet
- Ausgabe & Rückgabe mit Unterschrift
- Nachweisliste, Export & Druckansicht
- Keine KI-Erkennung, kein Kiosk-Modus
- In der App mit Werbung, nach den 14 Testtagen
Für einen Betrieb mit Empfang oder Lagerausgabe.
- Bis 250 Schlüssel/Transponder
- 10 Benutzer
- 3 gekoppelte Tablets
- Kiosk-Modus mit automatischem Rücksprung
- Werbefrei
- Alles aus Free
- Jährlich 290 €, zwei Monate geschenkt
Für mehrere Standorte und schwer lesbare Gravuren.
- Schlüssel, Benutzer und Tablets unbegrenzt
- KI-Erkennung für Gravuren und Handschrift
- NFC und mehrere Standorte (in Vorbereitung)
- Werbefrei
- Alles aus Basis
- Jährlich 590 €, zwei Monate geschenkt
Alle Preise zzgl. der gesetzlichen MwSt. 14 Tage lang testen Sie alle Funktionen kostenlos und ohne Zahlungsdaten. Danach buchen Sie Basis oder Plus direkt in PixKey, monatlich oder jährlich, bezahlt per Karte, Apple Pay oder Google Pay über Stripe. Buchen Sie nichts, läuft Free weiter. PixKey richtet sich an Unternehmen und Organisationen, nicht an Verbraucher.
Lieber selbst betreiben
Kaufversion — 1.490 € einmalig
Manche Betriebe wollen ihre Schlüsseldaten nicht auf einem fremden Server wissen, und manche haben ohnehin schon einen eigenen. Für sie gibt es PixKey zum Kauf: Installation auf Ihrem Server, unter Ihrer Adresse, mit Ihrem Logo. Die ersten 12 Monate Updates sind im Preis enthalten.
Voraussetzung ist ein Server mit PHP 8.3 und MariaDB oder MySQL. Haben Sie keinen, richten wir einen mit ein, dann kommt das Hosting als eigener Posten dazu.
Kaufversion auf pixkey.de- Installation auf Ihrem Server
- Voller Funktionsumfang aus Plus, ohne Mengengrenzen
- Betriebshandbuch für Ihren Administrator
- 12 Monate Updates inklusive
- App-Anbindung an den eigenen Server mit aktiver Wartung
- Werbefrei
Danach optional: Wartung für 290 € pro Jahr zzgl. MwSt. mit Updates und Sicherheitsfixes. Ohne aktive Wartung läuft die Webanwendung weiter, die App-Anbindung pausiert.
Wo die Daten liegen und wer sie sieht
Eine Schlüsselliste sagt, wer wann wo hineinkommt. Dazu kommen Unterschriften, die besonders eindeutig auf eine Person zeigen. Beides gehört nicht auf irgendeinen Server.
Daten in Deutschland
Mitarbeiter, Schlüssel, Vorgänge und Unterschriften liegen bei IONOS in Deutschland. Die Schriften liefert PixKey selbst aus, ohne Verbindung zu Google Fonts.
Firmen strikt getrennt
Jede Abfrage bleibt auf die eigene Firma begrenzt. Ein Protokoll hält fest, wer wann ausgegeben, zurückgenommen oder geändert hat. Das kann eine Excel-Datei prinzipbedingt nicht.
Auskunft und Löschung
Datenauskunft nach Art. 15 DSGVO als eine Datei, Anonymisierung auf Knopfdruck, automatische Löschfrist. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen Sie bei der Registrierung mit ab.
Vier Ausnahmen, offen genannt
KI-Erkennung im Plus-Tarif: das Foto geht an Anthropic. Push-Nachrichten der App laufen über Expo, ohne Namen. Die Zahlung läuft über Stripe. Im Free-Tarif zeigt die App nicht personalisierte Werbung von Google AdMob, ohne Schlüssel- oder Mitarbeiterdaten.
Häufige Fragen zur Schlüsselverwaltung
Wie buche ich PixKey?
Sie legen Ihre Firma auf pixkey.de an und testen 14 Tage mit allen Funktionen, ohne Zahlungsdaten. Danach wählen Sie in der Verwaltung Basis oder Plus, monatlich oder jährlich. Bezahlt wird per Karte, Apple Pay oder Google Pay über Stripe, die Rechnung kommt elektronisch. Buchen Sie nichts, läuft der kostenlose Tarif Free weiter. Ein Angebot oder Gespräch braucht es dafür nicht.
Gibt es PixKey als App?
Ja, für iPhone, iPad und Android. Die App ist bei Apple und Google eingereicht und erscheint in Kürze. Mit ihr koppeln Sie ein Tablet per QR-Code und geben auch ohne Netz aus. Bis dahin läuft PixKey im Browser, mit demselben Konto.
Ist eine digitale Unterschrift auf dem Tablet rechtlich genug?
Für eine Schlüsselquittung ja. Sie dokumentiert innerbetrieblich, dass jemand einen Schlüssel erhalten und später zurückgegeben hat — dafür gibt es keine Formvorschrift, es zählt die Beweiskraft. PixKey speichert die Unterschrift zusammen mit Zeitpunkt, ausgebendem Benutzer und laufender Nummer und druckt sie in der Zeile mit aus. Das ist mehr, als ein loser Zettel im Ordner leistet. Für Verträge mit gesetzlicher Schriftform ersetzt sie eine qualifizierte elektronische Signatur nicht — darum geht es hier aber nicht.
Wie zuverlässig erkennt die Kamera die Schlüsselnummer?
Gedruckte, kontrastreiche Ziffern erkennt die Kamera auf dem Gerät gut. Gravuren auf Metall, Handschrift und schlechtes Licht sind schwieriger, dafür gibt es im Tarif Plus die KI-Erkennung. In beiden Fällen ist das Ergebnis ein Vorschlag: Das Feld bleibt von Hand änderbar, und niemand muss ein Foto machen, wenn Tippen schneller geht.
Werden die Fotos gespeichert?
Nein. Gespeichert wird nur die erkannte Nummer, das Bild wird nach der Erkennung verworfen. Die Erkennung auf dem Gerät lädt nichts hoch. Nur bei der KI-Erkennung im Tarif Plus geht das Foto zur Auswertung an Anthropic, in Free und Basis läuft sie nicht.
Was passiert, wenn ein Schlüssel verloren geht?
Sie melden ihn im Vorgang als verloren und tragen ein, wann und wo er zuletzt gesehen wurde. Er blockiert den Bestand dann nicht mehr, bleibt aber in der Historie stehen, mit der Unterschrift der Person, die ihn bekommen hat. Taucht er wieder auf, vermerken Sie das mit einem Klick.
Brauchen wir dafür neue Geräte?
Nein. PixKey läuft im Browser: auf dem PC am Empfang, auf einem vorhandenen Tablet, auf dem Diensthandy. Für den Kiosk-Modus reicht ein günstiges Tablet ab etwa 10 Zoll, das dauerhaft am Empfang liegt.
Was kostet es, wenn wir wachsen?
Sie wechseln den Tarif, sonst nichts. Die Grenzen sind Schlüssel, Benutzer und gekoppelte Tablets, nicht Vorgänge. Es wird also nicht teurer, nur weil viel ausgegeben wird. Im Tarif Plus und bei der Kaufversion gibt es keine Mengengrenze.
Was unterscheidet PixKey von einem elektronischen Schließsystem?
Ein elektronisches Schließsystem ersetzt den Schlüssel. PixKey verwaltet ihn. Wer auf Transponder umgestellt hat, führt trotzdem eine Liste, wer welchen Transponder hat — und wer mechanische Schließanlagen hat, wird sie wegen der Kosten so schnell nicht ersetzen. Beides schließt sich nicht aus: PixKey verwaltet Schlüssel und Transponder in derselben Liste.
Können wir die Demo gefahrlos benutzen?
Ja, genau dafür ist sie da. Der Vorführbetrieb enthält ausschließlich erfundene Daten, und jede Stunde wird er auf den Ausgangsstand zurückgesetzt. Sie können Mitarbeiter anlegen, Schlüssel ausgeben, unterschreiben, exportieren und auch alles löschen — spätestens nach einer Stunde steht wieder alles da.
Erst die Demo, dann 14 Tage im eigenen Betrieb
Sehen Sie sich in der Demo an, wie eine Ausgabe abläuft. Wenn es passt, legen Sie Ihre Firma an und testen zwei Wochen mit Ihren echten Schlüsseln. Gebucht wird danach direkt in PixKey.