Schlüssel & Transponder
Wer hat welchen Schlüssel? In drei Sekunden beantwortet.
PixKey löst die Excel-Nachweisliste ab. Schlüssel oder Transponder ausgeben heißt: Nummer fotografieren, Empfänger auswählen, auf dem Display unterschreiben. Rückgabe, Fristen und Monatsnachweis laufen danach von allein.
Vorführzugang offen, Zugangsdaten stehen auf der Anmeldeseite. 30 Tage voller Umfang zum Testen.
Erst ausprobieren, dann fragen
Die Vorführinstallation ist für jeden offen. E-Mail und Passwort stehen auf der Anmeldeseite und sind dort schon eingetragen — ein Klick auf „Anmelden" genügt. Alle Namen, Schlüsselnummern und Unterschriften sind erfunden, und jede Stunde wird der Stand zurückgesetzt. Sie können also anlegen, ändern und löschen, ohne etwas kaputt zu machen.
Zugang: demo@pixagentur.com · Passwort: pixkey-demo
Der Ausgangspunkt
Die Schlüsselliste ist eine Excel-Datei. Und die stimmt nie ganz.
Fast jeder Betrieb führt eine Nachweisliste für Schlüssel und Transponder. Fast überall ist das eine Tabelle, daneben ein Ordner mit unterschriebenen Zetteln. Das funktioniert, solange niemand nachfragt. Sobald jemand nachfragt — die Versicherung nach einem Einbruch, die Revision, der Geschäftsführer nach einer Kündigung —, fängt die Sucherei an. Die Tabelle ist nicht falsch geführt worden. Sie kann nur nicht leisten, was von ihr verlangt wird.
Der Ordner mit den Zetteln ist übrigens der ehrlichere Teil: Er hat wenigstens Unterschriften. Nur lässt sich in ihm nichts filtern, nichts zählen und nichts auswerten.
- Die Datei liegt auf einem Laufwerk, an das nur das Büro kommt. Übergeben wird der Schlüssel aber am Empfang, im Lager oder auf der Baustelle.
- Zwei Personen öffnen sie gleichzeitig, eine speichert zuletzt. Der andere Eintrag ist stillschweigend weg.
- Die Unterschrift steht auf einem Zettel im Ordner, die Zeile in der Tabelle. Beides zusammen findet später niemand mehr.
- Ob etwas überfällig ist, sieht nur, wer die Spalte „Rückgabe geplant" von Hand durchgeht. Also praktisch: niemand.
- Beim Austritt einer Mitarbeiterin muss jemand aus dem Gedächtnis rekonstruieren, was noch offen ist.
- Der Nachweis für die Versicherung entsteht erst, wenn er gebraucht wird — und dann in Handarbeit, rückwirkend.
So läuft eine Ausgabe
Vier Schritte auf dem Tablet oder Handy. Der Assistent fragt in genau der Reihenfolge, in der es an der Theke ohnehin abläuft — und bietet überall Auswahllisten statt leerer Textfelder an.
Wer?
Mitarbeiter suchen, nach Namen oder Personal-Nummer. Ist die Person neu, wird sie in derselben Maske angelegt, ohne den Vorgang zu verlassen.
Was?
Nummer eintippen — oder fotografieren. Die Kamera erkennt die Prägung auf dem Anhänger, Sie bestätigen oder korrigieren. Unbekannte Nummern werden im selben Schritt in den Bestand aufgenommen.
Wann?
Ausgabezeitpunkt steht schon da, die Rückgabefrist wählen Sie aus festen Stufen: eine Woche, ein Monat, unbefristet oder ein eigenes Datum.
Unterschrift
Der Empfänger unterschreibt mit dem Finger auf dem Display. Die Unterschrift gehört fest zum Vorgang und steht später im Ausdruck neben der Zeile, zu der sie gehört.
Die Rückgabe ist derselbe Weg rückwärts: Vorgang aufrufen, gegenzeichnen lassen, fertig. Der Schlüssel steht sofort wieder als verfügbar im Bestand.
Prozessautomatisierung statt Tabellenpflege
Was vorher Handarbeit war, passiert jetzt nebenbei
Der eigentliche Gewinn liegt nicht darin, dass die Ausgabe schneller geht — sie dauert ohnehin nur eine Minute. Der Gewinn liegt in allem, was danach kommt und in einer Tabelle jemand von Hand nachziehen müsste.
Der Bestand schreibt sich selbst fort
Jede Ausgabe setzt den Schlüssel auf „ausgegeben", jede Rückgabe auf „verfügbar", eine Verlustmeldung auf „verloren". Es gibt keine zweite Liste, die man synchron halten müsste — Bestand und Vorgänge sind dieselbe Wahrheit.
Fristen laufen im Hintergrund
Stündlich prüft PixKey, welche Vorgänge ihr geplantes Rückgabedatum überschritten haben, und stuft sie auf „überfällig" — und wieder zurück, wenn sich das Datum ändert. Aus „hat irgendwann jemand vergessen" wird ein Zustand, den man sehen kann.
Erinnerungen ohne Nachfassliste
Einmal täglich geht eine Sammelmail an die hinterlegte Adresse: welche Schlüssel überfällig sind, bei wem und seit wann. Je Vorgang höchstens alle sieben Tage, damit die Mail nicht zum Rauschen wird, das man wegklickt.
Die laufende Nummer vergibt das System
Jeder Vorgang bekommt eine fortlaufende Nummer je Betrieb, atomar vergeben. Keine Lücken, keine doppelte Nummer, auch wenn an drei Geräten gleichzeitig ausgegeben wird.
Der Monatsnachweis ist ein Klick
Zeitraum wählen, Druckansicht oder Excel-Mappe. Die Unterschriften stehen als Bild in der Zeile, die Mappe bringt fixierte Kopfzeile, Autofilter und fertige Druckeinrichtung mit. Was früher ein halber Tag Zusammenstellen war, ist jetzt ein Aufruf.
Löschfristen laufen automatisch
Sie stellen ein, wie lange abgeschlossene Vorgänge personenbezogen bleiben sollen. Danach anonymisiert PixKey nachts von selbst: die Zahlen für die Statistik bleiben, der Name verschwindet.
Nachweis
Die Liste, die die Excel-Datei ersetzt — und der Ausdruck, den sie nie liefern konnte
Die Nachweisliste zeigt jeden Ausgabe- und Rückgabevorgang, filterbar nach Zeitraum, Status und Person, mit Volltextsuche über Namen, Personal-Nummern, Kennungen und Bemerkungen. Ein Klick auf eine Zeile klappt die Einzelheiten auf, inklusive beider Unterschriften. Und weil ein Nachweis auf Papier gehört, sobald jemand ihn wirklich verlangt, gibt es die Druckansicht: A4 quer, jede Zeile mit der Unterschrift daneben, Kopfzeile auf jeder Seite wiederholt.
Excel-Arbeitsmappe (.xlsx)
Zwei Blätter: die Nachweisliste mit echten Datums- und Zahlenwerten, dazu ein Auswertungsblatt mit den Kennzahlen des Zeitraums. Fixierte Kopfzeile, Autofilter, A4 quer eingerichtet.
Druckansicht (PDF)
Über die Druckfunktion des Browsers als PDF sichern. Mit Firmenlogo, Zeitraum und Erstellungsdatum im Kopf — und den Unterschriften als Bild in der Zeile.
CSV
Semikolon-getrennt und mit UTF-8-Kennzeichnung, damit Excel Umlaute richtig anzeigt statt „Krüger" zu „Krüger" zu machen.
Was PixKey kann
Gebaut für den Alltag an der Theke, nicht für eine Funktionsliste im Prospekt.
Foto-Erkennung der Nummer
Die Kamera liest die eingeprägte Schlüsselnummer. Im Browser kostenlos, ohne dass ein Bild den Betrieb verlässt; auf Wunsch zusätzlich eine deutlich treffsicherere KI-Erkennung für schwierige Prägungen. Korrigieren können Sie immer von Hand.
Unterschrift auf dem Display
Mit Finger, Stift oder Maus. Sie gehört fest zum Vorgang und wird nur an angemeldete Benutzer des eigenen Betriebs ausgeliefert — die Dateien liegen außerhalb des Web-Verzeichnisses.
Rückgabe mit Gegenzeichnung
Bei der Rücknahme unterschreibt der Empfänger ein zweites Mal. Damit ist beides belegt: dass er ihn bekommen hat, und dass er ihn zurückgegeben hat.
Überfällig & Verlustmeldung
Überfällige Vorgänge stehen oben auf der Übersicht. Ein verlorener Schlüssel wird als Verlust gemeldet, mit Bemerkung — und taucht nicht mehr als „ausgegeben" im Bestand auf.
Kiosk-Modus fürs Tablet
Ein Tablet am Empfang, dauerhaft im Ausgabe-Assistenten, das sich nach jedem Vorgang selbst zurücksetzt. Niemand muss sich anmelden, um einen Schlüssel auszugeben.
Stammdaten statt Freitext
Abteilungen, Schlüsselarten und Schließbereiche sind gepflegte Auswahllisten. Deshalb heißt der Serverraum in der Auswertung überall gleich und nicht dreimal anders.
Benutzer mit Rollen
Die Verwaltung sieht und ändert alles. Die Ausgabe-Rolle darf ausgeben und zurücknehmen, aber nicht an Stammdaten, Nachweisen oder Einstellungen drehen.
Ihr Logo im Programm
Firmenlogo für hellen und dunklen Untergrund hochladen — es steht dann im Panel, im Ausdruck und in der Excel-Mappe. Nach außen sieht das aus wie Ihr Programm.
Auskunft & Löschung eingebaut
Zu jeder Person lässt sich auf Knopfdruck ausgeben, was gespeichert ist, und ebenso anonymisieren. Eine Auskunftsanfrage nach DSGVO ist damit eine Minute Arbeit statt eines Nachmittags.
Für wen sich das lohnt
Überall dort, wo Schlüssel das Haus verlassen
Die Schwelle ist niedriger, als die meisten denken. Sobald mehr als eine Handvoll Schlüssel unterwegs ist und mehr als eine Person sie herausgibt, ist die Tabelle das schwächste Glied. Typisch sind:
- Hausverwaltungen und Facility-Management mit Objekt- und Generalschlüsseln
- Produktion und Logistik: Lager, Tore, Fuhrpark, Spindschlüssel
- Handwerksbetriebe, deren Kolonnen Kundenschlüssel mitnehmen
- Pflegedienste und Sozialstationen mit Wohnungsschlüsseln von Klienten
- Autohäuser und Werkstätten mit Fahrzeug- und Vorführwagenschlüsseln
- Schulen, Kitas und Vereine mit Raum- und Gebäudeschlüsseln
- Praxen, Kanzleien und Büros mit Transpondern und Schließanlagen
- Bauträger und Projektentwickler mit Baustellen- und Musterhausschlüsseln
Preise ohne Kleingedrucktes
Nach Umfang gestaffelt, nicht nach Kopfzahl. Ihr ganzes Team arbeitet in jedem Tarif mit, Sie zahlen nicht pro Benutzer.
Zum Ankommen: der komplette Ablauf, nur mengenmäßig begrenzt.
- Bis 25 Schlüssel/Transponder
- 2 Benutzer
- Ausgabe & Rückgabe mit Unterschrift
- Nachweisliste, Export & Druckansicht
- Keine Laufzeit, keine Kündigung nötig
Der Normalfall für einen Betrieb mit Empfang oder Lagerausgabe.
- Bis 250 Schlüssel/Transponder
- 10 Benutzer
- Kiosk-Modus fürs Tablet am Empfang
- Foto-Erkennung im Browser
- Erinnerungsmails bei Überfälligkeit
- Monatlich kündbar
Für mehrere Standorte und schwer lesbare Prägungen.
- Unbegrenzt Schlüssel & Benutzer
- Alles aus Basis
- KI-Foto-Erkennung für schwierige Nummern
- Ihr Logo in Panel, Ausdruck und Excel-Mappe
- Vorrangiger Support
- Monatlich kündbar
Alle Preise zzgl. der gesetzlichen MwSt. Jeder Tarif startet mit 30 Tagen vollem Umfang zum Ausprobieren. Umzug aus einer bestehenden Excel-Liste übernehmen wir auf Wunsch mit.
Lieber selbst betreiben
Kauf mit Installation — 599 € einmalig
Manche Betriebe wollen ihre Schlüsseldaten nicht auf einem fremden Server wissen, und manche haben ohnehin schon einen eigenen. Für diesen Fall installieren wir PixKey einmalig bei Ihnen: auf Ihrem Server, unter Ihrer Adresse, mit Ihrem Logo. Danach gehört die Installation Ihnen, und es fällt nichts Laufendes mehr an.
Voraussetzung ist ein Server mit PHP 8 und MariaDB oder MySQL. Haben Sie keinen, richten wir einen mit ein — dann kommt das Hosting als eigener Posten dazu.
Installation anfragen- Wir richten Server, Datenbank und Verschlüsselung ein und spielen PixKey auf
- Ihre Stammdaten — Abteilungen, Schlüsselarten, Schließbereiche — legen wir gemeinsam an
- Bestehende Excel-Liste übernehmen wir auf Wunsch als Startbestand
- Voller Funktionsumfang ohne Mengengrenzen
- Übergabe mit Betriebshandbuch, danach keine laufenden Kosten
- Wartung und Updates auf Wunsch als getrennte Vereinbarung
Wo die Daten liegen und wer sie sieht
Eine Schlüsselliste sagt, wer wann wo hineinkommt. Das ist kein Datensatz, den man leichtfertig irgendwo ablegt.
Deutsche Server
Betrieb auf Servern in Deutschland, ohne Umweg über Dienste außerhalb der EU. Keine eingebundenen Schriften oder Skripte von fremden Anbietern — auch die Schriftarten liefert der eigene Server aus.
Betriebe strikt getrennt
Jede Abfrage ist an den eigenen Betrieb gebunden. Unterschriften werden nur nach Anmeldung und nur für den eigenen Betrieb ausgeliefert; die Dateien liegen außerhalb des über das Netz erreichbaren Verzeichnisses.
Protokoll statt Vertrauen
Wer wann ausgegeben, zurückgenommen, geändert oder gelöscht hat, steht im Protokoll. Das ist der Teil, den eine Excel-Datei prinzipbedingt nicht kann.
Auskunft und Löschung
Zu jeder Person auf Knopfdruck: Auskunft über alles Gespeicherte, Anonymisierung, automatische Löschfrist. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört zum Vertrag dazu.
Häufige Fragen zur Schlüsselverwaltung
Ist eine digitale Unterschrift auf dem Tablet rechtlich genug?
Für eine Schlüsselquittung ja. Sie dokumentiert innerbetrieblich, dass jemand einen Schlüssel erhalten und später zurückgegeben hat — dafür gibt es keine Formvorschrift, es zählt die Beweiskraft. PixKey speichert die Unterschrift zusammen mit Zeitpunkt, ausgebendem Benutzer und laufender Nummer und druckt sie in der Zeile mit aus. Das ist mehr, als ein loser Zettel im Ordner leistet. Für Verträge mit gesetzlicher Schriftform ersetzt sie eine qualifizierte elektronische Signatur nicht — darum geht es hier aber nicht.
Können wir unsere bestehende Excel-Liste übernehmen?
Ja. Schicken Sie uns die Datei, wir überführen Mitarbeiter, Schlüsselbestand und offene Ausgaben in den Startbestand. Alte Vorgänge, die längst abgeschlossen sind, lassen wir üblicherweise draußen — die stehen weiter in Ihrer Datei, und ein sauberer Start ist mehr wert als eine vollständige Historie mit den Ungenauigkeiten von fünf Jahren.
Wie zuverlässig erkennt die Kamera die Schlüsselnummer?
Bei sauber geprägten oder gravierten Nummern gut. Bei abgegriffenen Anhängern, schlechtem Licht oder Handschrift wird es schwieriger — dafür gibt es im Tarif Plus die KI-Erkennung, die deutlich mehr trifft. Wichtig: Die Erkennung ist ein Vorschlag, nie eine Festlegung. Das Feld bleibt immer von Hand änderbar, und niemand muss ein Foto machen, wenn Tippen schneller geht.
Verlassen die Fotos den Betrieb?
Bei der Erkennung im Browser nicht — die läuft vollständig auf dem Gerät, das Bild wird nirgends hochgeladen. Die KI-Erkennung im Tarif Plus schickt den Bildausschnitt zur Auswertung an einen Dienstleister; sie ist deshalb abschaltbar und in den unteren Tarifen gar nicht erst aktiv. Gespeichert wird in beiden Fällen nur die erkannte Nummer, nicht das Bild.
Was passiert, wenn ein Schlüssel verloren geht?
Sie melden ihn im Vorgang als verloren, mit Bemerkung. Er verschwindet aus dem verfügbaren Bestand, bleibt aber in der Historie stehen — mit der Unterschrift der Person, die ihn bekommen hat. Taucht er wieder auf, geben Sie ihn mit einem Klick frei. Für den Schaden ist damit nachweisbar, wer ihn zuletzt hatte und seit wann.
Brauchen wir dafür neue Geräte?
Nein. PixKey läuft im Browser: auf dem PC am Empfang, auf einem vorhandenen Tablet, auf dem Diensthandy. Für den Kiosk-Modus reicht ein günstiges Tablet, das dauerhaft am Empfang liegt. Eine App muss niemand installieren.
Wie lange dauert die Einführung?
Der Zugang ist am selben Tag da. Realistisch gerechnet ist der Aufwand die Aufnahme des Bestands: Wie viele Schlüssel und Transponder gibt es, welche Schließbereiche, welche Abteilungen. Bei einem mittleren Betrieb ist das ein halber Tag, danach läuft es. Wenn Sie uns die Liste schicken, übernehmen wir diesen Teil.
Was kostet es, wenn wir wachsen?
Sie wechseln den Tarif, sonst nichts. Die Grenzen sind Schlüssel und Benutzer, nicht Vorgänge — es wird also nicht teurer, nur weil viel ausgegeben wird. Beim Kauf mit Installation gibt es überhaupt keine Mengengrenze.
Was unterscheidet PixKey von einem elektronischen Schließsystem?
Ein elektronisches Schließsystem ersetzt den Schlüssel. PixKey verwaltet ihn. Wer auf Transponder umgestellt hat, führt trotzdem eine Liste, wer welchen Transponder hat — und wer mechanische Schließanlagen hat, wird sie wegen der Kosten so schnell nicht ersetzen. Beides schließt sich nicht aus: PixKey verwaltet Schlüssel und Transponder in derselben Liste.
Können wir die Demo gefahrlos benutzen?
Ja, genau dafür ist sie da. Der Vorführbetrieb enthält ausschließlich erfundene Daten, und jede Stunde wird er auf den Ausgangsstand zurückgesetzt. Sie können Mitarbeiter anlegen, Schlüssel ausgeben, unterschreiben, exportieren und auch alles löschen — spätestens nach einer Stunde steht wieder alles da.
Erst die Demo, dann das Gespräch
Sehen Sie sich in Ruhe an, wie eine Ausgabe abläuft. Wenn es passt, klären wir in einem kurzen Gespräch, wie viele Schlüssel Sie haben und ob Miete oder Kauf besser zu Ihnen passt.