E-Rechnungspflicht im Handwerk: Was seit 2025 gilt
Die E-Rechnungspflicht ist für viele Handwerksbetriebe leiser gestartet, als es die Überschriften vermuten ließen. Trotzdem betrifft sie inzwischen jeden Betrieb, der mit anderen Unternehmen Geschäfte macht. Seit dem 1. Januar 2025 gilt im B2B-Bereich in Deutschland eine neue Rechtslage. Hier findest du in klarer Sprache, was das für dich bedeutet, welche Fristen laufen und was jetzt praktisch zu tun ist.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine PDF-Datei per E-Mail. Nach der gesetzlichen Definition ist eine E-Rechnung ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der automatisiert verarbeitet werden kann, üblicherweise im Format XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (ein hybrides Format, das ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz kombiniert). Eine klassische PDF-Rechnung oder ein Scan gilt rechtlich nicht mehr als E-Rechnung, sondern nur noch als „sonstige Rechnung". Der Unterschied klingt technisch, ist aber entscheidend: Software kann eine echte E-Rechnung automatisch auslesen und verbuchen, ein PDF muss weiterhin von Hand geprüft werden.
Wer ist betroffen — und ab wann?
Die Pflicht betrifft grundsätzlich alle im Inland ansässigen Unternehmen, die untereinander Leistungen abrechnen (B2B). Kleinstbetriebe, Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Vereine sind eingeschlossen. Ausnahmen gibt es im Kern nur für Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und für Kleinbetragsrechnungen sowie Fahrausweise.
Die wichtigsten Stichtage
- 1. Januar 2025: Empfangspflicht startet. Jedes Unternehmen muss ab diesem Datum in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten, unabhängig von der eigenen Größe.
- Bis 31. Dezember 2026: Übergangsfrist für den Versand. Unternehmen dürfen weiterhin Papier- oder einfache PDF-Rechnungen ausstellen, mit Zustimmung des Empfängers.
- Bis 31. Dezember 2027: Verlängerte Frist für Betriebe mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro, für die meisten Handwerksbetriebe also relevant.
- Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnung wird für praktisch alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend, auch beim Versand.
Wichtig für die Praxis: Der Empfang ist schon seit Anfang 2025 Pflicht, unabhängig von der Betriebsgröße. Nur beim Versand eigener Rechnungen gelten die längeren Übergangsfristen.
Was Betriebe jetzt konkret tun müssen
1. Empfang sicherstellen
Kläre, ob deine Buchhaltungs- oder Handwerkersoftware XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien annehmen und lesbar darstellen kann. Ein normales E-Mail-Postfach reicht technisch zwar zum Empfang, ersetzt aber keine Prüfung und Archivierung. Eine strukturierte Ablage ist auch aus Sicht der GoBD-konformen Aufbewahrung sinnvoll.
2. Eigene Rechnungsstellung planen
Auch wenn die Übergangsfrist für dein Unternehmen noch bis 2027 läuft, lohnt sich der frühzeitige Umstieg. Wer erst kurz vor der Frist umstellt, riskiert Engpässe bei Software-Anbietern und Steuerberatern. Prüfe, ob deine aktuelle Software XRechnung oder ZUGFeRD direkt erzeugen kann oder ob ein Zusatzmodul nötig ist.
3. Prozesse und Archivierung anpassen
E-Rechnungen müssen wie bisherige Rechnungen zehn Jahre lang unveränderbar aufbewahrt werden, im strukturierten Originalformat, nicht nur als ausgedruckte oder in PDF konvertierte Ansicht. Prüfe, ob dein Archivierungssystem das leistet.
4. Team und Lieferanten informieren
Kommuniziere frühzeitig mit Lieferanten und Subunternehmern, in welchem Format sie künftig Rechnungen stellen sollen, und informiere dein Büro-Team über die neuen Abläufe. Verwirrung entsteht meist dort, wo eine E-Rechnung fälschlich als PDF-Anhang behandelt und manuell weiterverarbeitet wird.
Wie Software beim Umstieg hilft
Der eigentliche Aufwand steckt selten im Gesetz selbst, sondern in der technischen Umsetzung. Eine Handwerkersoftware, die Rechnungen ohnehin aus Angeboten und Aufträgen erzeugt, kann den XRechnung- oder ZUGFeRD-Export in der Regel automatisch mitliefern. Am gewohnten Ablauf für dich ändert sich dabei nichts. Genauso wichtig ist der Empfang: Eingehende E-Rechnungen sollten automatisch erkannt, geprüft und in die Buchhaltung übernommen werden können, statt manuell aus dem XML gelesen zu werden.
- Automatische Erstellung von XRechnung/ZUGFeRD direkt aus Angebot und Auftrag
- Erkennung und Prüfung eingehender E-Rechnungen
- Revisionssichere Archivierung im Originalformat über die gesetzliche Frist
- Direkte Übergabe an Steuerberater oder DATEV-Schnittstellen
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist kein Bürokratiemonster, das über Nacht kommt, sondern ein Prozess mit klaren Etappen: Empfang ab 2025, Versand spätestens ab 2027 oder 2028. Wer jetzt prüft, ob die eigene Software mitzieht, erspart sich Stress kurz vor den Stichtagen. In unserem PixAgentur Cockpit ist die E-Rechnung als fester Bestandteil der Rechnungsstellung mitgedacht, damit du dich weiter aufs Geschäft konzentrieren kannst statt auf Formate. Bei Fragen zu deiner konkreten Situation sprich uns einfach an.
Häufige Fragen
Muss mein Malerbetrieb ab 2025 E-Rechnungen versenden?
Nein, versendet werden müssen E-Rechnungen erst ab 2027 (bei bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz) beziehungsweise spätestens ab 2028. Empfangen können musst du sie aber bereits seit dem 1. Januar 2025, unabhängig von deiner Betriebsgröße.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung, hauptsächlich für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern gedacht. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML-Datensatz und lässt sich dadurch auch von Menschen direkt öffnen. Für private Kunden im B2B-Bereich ist ZUGFeRD oft die praktikablere Wahl.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Rechtlich bist du seit 2025 verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Praktisch drohen zunächst keine Bußgelder für den Empfang, wohl aber Probleme beim Vorsteuerabzug und in der Buchhaltung, wenn Rechnungen nicht korrekt verarbeitet werden können. Eine passende Software oder ein Lesetool ist daher sinnvoll.