Cockpit-Funktion · Dateien & Freigaben
Dateien & Freigaben: die eigene Dropbox mitten im CRM
Baustellenfotos, Pläne, Angebote und Abnahmeprotokolle landen nicht mehr als WeTransfer-Link oder Mail-Anhang irgendwo verstreut, sondern in einem eigenen Datei-Explorer mit Ordnerbaum, Team-Ordnern und Versionierung. Freigabe-Links mit Passwort, Ablaufdatum, Download-Limit und QR-Code teilen einzelne Dateien, ganze Ordner oder Bündel sicher, Kunden können sogar ganz ohne Login selbst Dateien hochladen.
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Wer Baustellenfotos, Baupläne, Angebote und Abnahmeprotokolle bisher per WeTransfer oder Mail-Anhang verschickt, verliert früher oder später den Überblick, welche Version die aktuelle ist und wer worauf Zugriff hat. Dateien & Freigaben bringt dafür einen eigenen Datei-Explorer direkt ins Cockpit: Ordnerbaum, Grid- oder Listenansicht, Drag&Drop-Multi-Upload für mehrere Dateien auf einmal, Favoriten für die Ordner, die man täglich braucht, und frei wählbare Ordnerfarben für die schnelle Orientierung. Team-Ordner lassen sich je Mitarbeiter sichtbar oder unsichtbar schalten, und jede überschriebene Datei bleibt als frühere Version wiederherstellbar. Gelöschte Dateien landen mit Aufbewahrungsfrist im Papierkorb statt sofort zu verschwinden, und eine SHA-256-Prüfsumme je Datei macht Manipulationen erkennbar.
Zum Teilen braucht es kein zusätzliches Tool: Ein Freigabe-Link lässt sich mit Passwort, Ablaufdatum, Download-Limit und QR-Code versehen, für eine einzelne Datei genauso wie für einen kompletten Ordner oder ein zusammengestelltes Bündel aus mehreren Dateien. Wer den Link öffnet, landet auf einer gebrandeten öffentlichen Download-Seite mit eigenem Logo und eigener Farbe statt auf einer anonymen Cloud-Oberfläche. Umgekehrt funktioniert es genauso: Über eine Datei-Anfrage können Kunden oder Partner ohne eigenen Login Dateien hochladen, mit Upload-Limit und Spam-Schutz, damit daraus kein offenes Scheunentor wird.
Im Kundenportal bekommt jeder Kunde einen eigenen Bereich „Für Sie freigegeben" und kann dort selbst Dateien hochladen, begrenzt durch eine eigene Speicher-Quota. Kommentare je Datei klären Rückfragen direkt am Dokument, und bei Freigabe-Genehmigungen gibt der Kunde eine Datei frei oder lehnt sie ab, auch als Gast über den Link, ganz ohne Account. Ein Zugriffs-Protokoll hält fest, wer wann was heruntergeladen hat, Berichte zeigen Downloads pro Tag, die meistgeladenen Dateien und den Speicherverbrauch je Kunde, ein Dashboard-Widget hält alles im Blick, und E-Mail-Benachrichtigungen informieren bei jedem Download oder Upload automatisch. Ein optionales Wasserzeichen auf Vorschaubildern und globale wie kundenbezogene Speicher-Quotas runden das Ganze ab.
Ordnerbaum, Team-Ordner und Versionen statt Datei-Chaos
Der Datei-Explorer sitzt direkt im Cockpit, mit Ordnerbaum sowie Grid- oder Listenansicht. Mehrere Dateien lassen sich per Drag&Drop auf einmal hochladen, dazu kommen Favoriten und frei wählbare Ordnerfarben für die Ordner, die täglich gebraucht werden.
Team-Ordner lassen sich je Mitarbeiter sichtbar oder unsichtbar schalten. Überschreibt jemand eine Datei, bleibt der alte Stand als Version wiederherstellbar. Gelöschte Dateien landen mit Aufbewahrungsfrist im Papierkorb, und eine SHA-256-Prüfsumme je Datei macht jede Veränderung erkennbar.
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Freigabe-Links mit Passwort, Ablaufdatum und QR-Code
Statt eine Datei als Mail-Anhang zu verschicken, entsteht ein Freigabe-Link, wahlweise mit Passwort, Ablaufdatum und Download-Limit, für eine einzelne Datei genauso wie für einen ganzen Ordner oder ein zusammengestelltes Bündel. Ein QR-Code macht den Link auch unterwegs auf der Baustelle in Sekunden nutzbar.
Wer den Link öffnet, landet auf einer gebrandeten öffentlichen Download-Seite mit eigenem Logo und eigener Farbe, nicht auf der anonymen Oberfläche eines fremden Cloud-Anbieters.
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Datei-Anfragen ohne Login, Uploads im Kundenportal
Über eine Datei-Anfrage laden Kunden oder Partner Dateien hoch, ohne sich irgendwo einzuloggen. Upload-Limit und Spam-Schutz sorgen dafür, dass daraus kein offenes Scheunentor wird, praktisch für Fotos, Pläne oder Unterlagen, die sonst per Mail hin- und hergeschickt würden.
Im Kundenportal bekommt jeder Kunde zusätzlich einen eigenen Bereich „Für Sie freigegeben" und kann dort selbst Dateien hochladen, begrenzt durch eine eigene Speicher-Quota. Kommentare je Datei und Freigabe-Genehmigungen (auch als Gast über den Link) klären Rückfragen direkt am Dokument.
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Zugriffs-Protokoll, Berichte und Speicher-Quotas im Blick
Ein Zugriffs-Protokoll hält fest, wer wann welche Datei heruntergeladen hat. Berichte zeigen Downloads pro Tag, die meistgeladenen Dateien und den Speicherverbrauch je Kunde. Ein eigenes Dashboard-Widget hält alles ohne Umweg im Blick.
E-Mail-Benachrichtigungen informieren automatisch bei jedem Download oder Upload. Ein optionales Wasserzeichen schützt Vorschaubilder. Speicher-Quotas (global wie je Kunde) verhindern, dass der Speicher unbemerkt vollläuft.
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Was die Funktion kann
- Datei-Explorer mit Ordnerbaum, Grid-/Listenansicht und Drag&Drop-Multi-Upload
- Favoriten, frei wählbare Ordnerfarben und Team-Ordner mit Sichtbarkeit je Mitarbeiter
- Versionierung — alte Dateistände jederzeit wiederherstellbar
- Papierkorb mit Aufbewahrungsfrist statt sofortigem Löschen, SHA-256-Prüfsumme je Datei
- Freigabe-Links mit Passwort, Ablaufdatum, Download-Limit und QR-Code — auch für ganze Ordner oder Bündel
- Gebrandete öffentliche Download-Seite mit eigenem Logo und eigener Farbe
- Datei-Anfragen: Kunden/Partner laden ohne Login hoch, mit Upload-Limit und Spam-Schutz
- Kundenportal-Bereich „Für Sie freigegeben" plus Kunden-Uploads mit eigener Speicher-Quota
- Kommentare je Datei und Freigabe-Genehmigungen — auch als Gast über den Link
- Zugriffs-Protokoll, Berichte (Downloads/Tag, Top-Dateien, Speicher je Kunde), Dashboard-Widget, E-Mail-Benachrichtigungen, optionales Wasserzeichen, Speicher-Quotas global & je Kunde
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