Cockpit-Funktion · Personal
Spesen & Reisekosten — vom Beleg auf dem Handy bis zur Freigabe
Kilometergeld und Verpflegungspauschalen rechnet das Cockpit automatisch, das Beleg-Foto kommt direkt von der Handy-Kamera. Das Büro gibt frei, das Lohnbüro bekommt eine fertige CSV.
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Zettel mit handschriftlichen Kilometerangaben, ein Beleg, der erst Wochen später auftaucht, eine Verpflegungspauschale, die jedes Mal neu nachgeschlagen werden muss: Spesenabrechnung per Zettelwirtschaft kostet Zeit auf beiden Seiten. Spesen & Reisekosten lässt jeden Mitarbeitenden einen Bericht anlegen und darin Positionen vom Handy aus erfassen, als Kilometer, Verpflegungspauschale, Beleg oder Sonstiges, mit optionaler Projekt-Zuordnung je Position.
Kilometer werden automatisch mit dem hinterlegten Satz multipliziert, Verpflegungspauschalen automatisch nach der Abwesenheitsdauer bestimmt (z. B. über 8 Stunden). Niemand muss Sätze im Kopf haben oder nachschlagen. Ein Beleg lässt sich direkt mit der Handy-Kamera fotografieren und der Position anhängen. Ist der Bericht vollständig, reicht der Mitarbeitende ihn zur Prüfung ein: Der Status durchläuft die Stufen Entwurf, eingereicht und schließlich genehmigt oder abgelehnt, mit einer eigenen Freigaben-Liste fürs Büro und optionalem Entscheidungs-Kommentar.
Genehmigte Positionen mit Projekt-Zuordnung fließen automatisch in die Nachkalkulation dieses Projekts ein, direkt neben Zeit und (sofern im Einsatz) Material. Für die Lohnbuchhaltung gibt es einen CSV-Export aller genehmigten Berichte, damit niemand Zahlen von Hand aus dem Cockpit abtippen muss.
Eine Freigaben-Liste fürs ganze Büro
Reicht ein Mitarbeitender seinen Bericht ein, landet er automatisch in der Freigaben-Liste, sortiert, mit Summe und Positionen auf einen Blick. Genehmigen oder Ablehnen samt Kommentar geht direkt von dort aus.
Wie bei der Personalakte entscheidet auch hier eine klare Berechtigung, wer freigeben darf: Mitarbeitende reichen ein und sehen den Status, während das Büro die Übersicht über offene Freigaben aller Berichte behält.
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Beleg fotografieren, statt Zettel sammeln
Beim Erfassen einer Position wählt man den Typ (Kilometer, Verpflegung, Beleg oder Sonstiges). Bei Beleg erscheint sofort ein Feld für ein Foto direkt aus der Handy-Kamera. Der Zettel aus der Jackentasche entfällt.
Genau wie bei einer beantragten Abwesenheit läuft auch die Spesen-Erfassung komplett mobil: erfassen, wo die Ausgabe entsteht, statt sie erst abends oder Tage später nachzutragen.
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Was die Funktion kann
- Positionsarten: Kilometer, Verpflegungspauschale, Beleg, Sonstiges
- Kilometergeld automatisch nach hinterlegtem Satz
- Verpflegungspauschale automatisch nach Abwesenheitsdauer (z. B. über 8 Std.)
- Belegfoto direkt mit der Handy-Kamera aufnehmen und anhängen
- Status-Workflow: Entwurf → eingereicht → genehmigt/abgelehnt
- Eigene Freigaben-Liste fürs Büro, mit optionalem Entscheidungs-Kommentar
- Projekt-Zuordnung je Position
- Genehmigte Positionen fließen automatisch in die Projekt-Nachkalkulation ein
- CSV-Export aller genehmigten Berichte fürs Lohnbüro
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