Cockpit-Funktion · Personal
Personalakte — Zertifikate, Dokumente und Fristen an einem Ort
Eine eigene Akte für jeden Mitarbeitenden: Zertifikate mit Ablaufdatum (von DGUV über Führerschein bis Schweißschein), Dokumente und Notfallkontakt. Läuft eine Frist ab, warnt dich das Dashboard, bevor es brenzlig wird.
Add-on · 9,99 €/M — im Premium-Paket inklusive
Welcher Mitarbeitende noch eine gültige DGUV-V3-Schulung hat, wessen Führerschein CE bald ausläuft oder wo der Schweißschein-Nachweis eigentlich abgelegt ist: Ohne feste Struktur bleibt das Wissen einzelner Köpfe im Büro, bis jemand im ungünstigsten Moment danach fragt. Die Personalakte gibt jedem Mitarbeitenden eine eigene, zentrale Akte mit Stammdaten, Personalnummer, Eintrittsdatum und Notfallkontakt, dazu beliebig viele Zertifikate und Dokumente, jedes mit optionalem Foto oder PDF direkt dran.
Jedes Zertifikat bekommt ein Ausstellungs- und ein Ablaufdatum sowie eine Warnfrist in Tagen. Läuft die Frist an, taucht eine eigene Karte im Dashboard auf, lange bevor der Staplerschein, die Ersthelfer-Ausbildung oder die nächste Unterweisung tatsächlich abläuft, nicht erst danach. In der Personal-Übersicht sieht das Büro auf einen Blick, wer wie viele Zertifikate mit welchem Status hat: ok, bald fällig oder abgelaufen, ganz ohne jede Akte einzeln zu öffnen.
Zugriff gibt es nur mit der passenden Berechtigung: Das Büro sieht und pflegt alle Akten, jeder Mitarbeitende nur die eigene, inklusive der eigenen Zertifikate und Dokumente, aber ohne Einsicht in die Akten der Kolleginnen und Kollegen. Personalakte ist eines von drei Personal-Modulen im selben Paket: Dienstplan und Spesen greifen auf dieselben Mitarbeiterdaten zu, ohne dass etwas doppelt gepflegt werden muss.
Personal-Übersicht statt Akte für Akte suchen
Die Personal-Übersicht listet alle aktiven Mitarbeitenden mit Personalnummer, Eintrittsdatum und Zertifikats-Status, zusammengefasst als Chips: wie viele Zertifikate ok, bald fällig oder bereits abgelaufen sind. Ein Klick öffnet die komplette Akte.
Dieselben Mitarbeiterdaten nutzt auch der Dienstplan: einmal angelegt, tauchen Name, Kürzel und Farbe automatisch im Wochenraster auf. Keine doppelte Pflege zwischen den beiden Personal-Modulen.
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Fristen-Warnung im Dashboard, bevor es brenzlig wird
Läuft ein Zertifikat in Kürze ab, erscheint eine eigene Karte im Dashboard, mit Name, Zertifikat und verbleibenden Tagen. So fällt der Staplerschein oder die nächste Unterweisung auf, lange bevor die Frist tatsächlich abläuft.
Dieselbe Logik kennt das Cockpit schon von Urlaub und Abwesenheiten: Auch dort warnt das Dashboard rechtzeitig statt erst hinterher. Personal und Abwesenheiten laufen bewusst nach demselben Prinzip.
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Was die Funktion kann
- Eigene Akte je Mitarbeitendem: Stammdaten, Personalnummer, Eintrittsdatum
- Beliebig viele Zertifikate mit Ausstellungs- und Ablaufdatum
- Frei wählbare Warnfrist je Zertifikat (z. B. 30 Tage vorher)
- Ablauf-Warnung als eigene Karte im Dashboard
- Dokumente-Ablage je Mitarbeitendem (Verträge, Nachweise, Schulungsbescheinigungen)
- Foto oder PDF direkt am Zertifikat oder Dokument hinterlegt
- Notfallkontakt in der Akte hinterlegbar
- Personal-Übersicht mit Zertifikats-Status auf einen Blick (ok/bald fällig/abgelaufen)
- Rechtebasierter Zugriff — jeder sieht nur die eigene Akte
- Gemeinsame Mitarbeiterdaten mit Dienstplan und Spesen
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