Cockpit-Funktion · Fuhrpark
Fahrtenbuch — lückenlos dokumentiert, ohne GPS-Überwachung
Fahrten manuell vom Handy erfassen: Start-km ist schon vorbelegt, der Zweck (betrieblich, privat, Arbeitsweg) ein Fingertipp entfernt. Fehlt zwischen zwei Fahrten ein Stück Strecke, warnt dich das Cockpit. Monatsauswertung als CSV oder PDF, jede nachträgliche Korrektur bleibt protokolliert.
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GPS-Tracking im Firmenfahrzeug klingt nach der bequemeren Lösung, bringt aber Mitbestimmungspflichten und ein ungutes Gefühl beim Team mit, sobald der private Umweg zum Bäcker auch aufgezeichnet wird. Das Fahrtenbuch geht bewusst den anderen Weg: keine Ortung, keine GPS-Spalte in der Datenbank. Jede Fahrt trägt der fahrende Mitarbeitende selbst ein, mit Start- und End-Kilometerstand sowie Start- und Zielort als Freitext.
Eine neue Fahrt starten dauert auf dem Handy Sekunden: Fahrzeug wählen (der Start-km-Stand ist bereits mit dem letzten erfassten Endstand vorbelegt), Zweck als Chip antippen (betrieblich, privat oder Arbeitsweg), fertig. Weicht der eingetragene Start-km-Stand vom letzten Endstand ab, weist das Cockpit auf die Lücke hin, blockiert aber nichts. Manchmal wird ein Km-Stand einfach vergessen, und Realität schlägt Formulardisziplin. Zum Feierabend reicht ein Tipp auf „Fahrt beenden", End-km und Zielort eintragen, erledigt.
Das Büro sieht alle Fahrten gefiltert nach Fahrzeug und Monat, inklusive derselben Lücken-Warnung als Hinweiszeile in der Tabelle, und exportiert den Monat als CSV oder als PDF im Querformat für die Steuerunterlagen. Korrekturen durch das Büro, etwa ein falscher Ort oder ein vertippter Km-Stand, landen mit protokolliert im Änderungsverlauf. Ehrlich gesagt: Die Anforderungen des Finanzamts an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (zeitnah, lückenlos, unveränderlich) liegen in der Verantwortung deines Betriebs. Das Cockpit bildet die Fahrten sauber ab, ersetzt aber keine amtliche Zertifizierung.
Die Büro-Ansicht: alle Fahrten, gefiltert, mit Lücken-Warnzeile
Das Büro sieht alle erfassten Fahrten in einer Tabelle, gefiltert nach Fahrzeug und Monat, inklusive Fahrer, Strecke, Zweck und optionaler Kundenzuordnung. Fehlt zwischen zwei Fahrten ein Stück Kilometer, erscheint eine deutliche Warnzeile direkt in der Tabelle.
Von hier aus lässt sich jede Fahrt korrigieren oder löschen. Beides landet automatisch im Änderungsprotokoll. Und wer wissen will, welches Fahrzeug gerade wofür im Einsatz ist, findet die Antwort direkt in der zugehörigen Fahrzeugakte.
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Monatsauswertung als CSV oder PDF im Querformat
Ein Klick exportiert den gewählten Monat und das gewählte Fahrzeug als CSV für die eigene Weiterverarbeitung oder als PDF im Querformat, mit allen Spalten, die ein Fahrtenbuch braucht: Datum, Kilometerstände, Strecke, Orte, Zweck und Notiz.
So bleibt die komplette Monatsübersicht griffbereit für die eigenen Unterlagen, als ergänzende Auswertung, nicht als Ersatz für die eigene Sorgfaltspflicht bei der zeitnahen Erfassung.
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Was die Funktion kann
- Manuelle Erfassung vom Handy — Start-km automatisch vorbelegt
- Bewusst ohne GPS/Ortung — nur Freitext-Orte, keine Standortdaten
- Zweck als Chip: betrieblich, privat, Arbeitsweg
- Km-Lücken-Warnung zwischen zwei Fahrten, blockiert aber nichts
- Genau eine offene Fahrt je Fahrzeug — Startzeitpunkt geschützt
- Optionale Kunden- und Termin-Zuordnung je Fahrt
- „Meine Fahrten" mit den letzten 14 Tagen für unterwegs
- Büro-Ansicht mit Filter nach Fahrzeug und Monat
- CSV- und PDF-Export (Querformat) für die Steuerunterlagen
- Korrekturen durch das Büro protokolliert im Änderungsverlauf
- Ehrlicher Hinweis: GoBD-Anforderungen bleiben in Betriebsverantwortung
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